kpi شاخص کلیدی عملکرد و هر آنچه لازم است درباره آن بدانید

آیا شما هم از آن دسته کسانی هستید که با وجود سخت کار کردن، باز هم به نتیجه دلخواه نمی رسند؟ شاید وقت آن رسیده که شما هم سر و سامانی به کسب و کار خود بدهید و از ابزار شگفت انگیزی برای رسیدن به بهترین نتیجه استفاده کنید . این ابزار شگفت انگیز چیست؟ و چگونه عمل می کند؟ این ابزار، استفاده از شاخص کلیدی عملکرد است.  KPI مخفف عبارت لاتین (Key Performance Indicator) می باشد. شاخص های کلیدی عملکرد مقادیر قابل اندازه گیری هستند، که به کسب و کارها کمک می کنند تا پیشرفت خود را به سمت اهداف خاص خود، پیگیری و ارزیابی کنند. شما با تنظیم شاخص های مشخص و هدفمند، تلاش‌ها و منابع خود را بر روی مهمترین کارها، متمرکز می کنید، که منجر به کارایی و موفقیت بیشتر می‌شود. در این مقاله، دنیای KPI ها را بررسی می کنیم و با آموزش شاخص کلیدی عملکرد به شما نشان می دهیم که چگونه از آن ها برای رسیدن به موفقیت استفاده کنید. بنابراین، بیایید وارد آن شویم و قدرت KPI را کشف کنیم!

KPI چیست؟

در هر کار و فعالیتی، چیزهایی برای اندازه گیری و حساب و کتاب وجود دارد که به افراد کمک می کند، درک بهتری از نحوه انجام و پیشرفت کار داشته باشند. مثلا یک فروشگاه پوشاک، حساب پیراهن هایی که در طول روز فروخته است را دارد. یک کارخانه سازنده قطعات، تعداد قطعات آسیب دیده را شمارش می کند. یک شرکت چاپ و نشر، می تواند میانگین ساعات اضافه کاری در هفته را اندازه گیری کند. این معیارها به افراد اجازه می‌دهد تا بر اساس داده‌های واقعی و نه بر اساس حدس و گمانه‌زنی تصمیم بگیرند.
شاخص کلیدی عملکرد ، معیارهایی هستند که بیشترین اهمیت را  از نظر اندازه گیری دارند. این اندازه گیری ها، به شما می گویند، که آیا در مسیر رسیدن به مهمترین اهداف تجاری خود هستید یا خیر. یک شرکت یا سازمان ممکن است صدها یا هزاران معیار داشته باشد، اما شما در جلسه بررسی عملکرد فصلی خود، فقط درباره چند مورد از مهم ترین آن ها صحبت خواهید کرد. این ها شاخص کلیدی عملکرد شما هستند.
مَثَل قدیمی هر گردویی گرد است، اما هر گردی گردو نیست، را حتما شنیده اید. جالب است بدانید همه شاخص های معیار هستند، اما شما فقط برخی از معیارهای خود را به عنوان KPI انتخاب می کنید.

انواع KPI چیست؟

می خواهیم درباره انواع شاخص های کلیدی عملکرد صحبت کنیم. بعضی از آن ها برای ردیابی پیشرفت ماهیانه یک هدف بخصوص، استفاده می شوند و برخی دیگر ممکن است عملکرد شرکت را در طول یک فصل، یا در یک سال مالی اندازه گیری کنند. نکته مهم این است که همه شاخص های کلیدی، به نتایج استراتژیک کسب و کار گره خورده اند. به طور کلی، انواع شاخص کلیدی عملکرد را می توان این طور دسته بندی کرد:

هر یک از این دسته‌ها، می تواند جزء گروه بزرگتری از شاخص های کلیدی عملکرد باشد، که شامل ترکیبی از شاخص های  پیشرو (leading KPIs) و شاخص های پسرو (lagging KPIs) است. شاخص‌ کلیدی عملکرد پیشرو، می‌توانند به پیش‌بینی تغییرات یا روندها کمک کنند، در حالی که شاخص‌ کلیدی عملکرد پسرو، نتایج کاری را که قبلاً اتفاق افتاده است، ردیابی می‌کنند.

مثال هایی از شاخص کلیدی عملکرد :

فراموش نکنید که شاخص کلیدی عملکرد شما باید متناسب با نیازهای خاص شرکت و یا اهداف پروژه شما تنظیم شود. اما برای آشنایی بیشتر، در اینجا چند نمونه شاخص کلیدی عملکرد را خدمت شما معرفی می کنیم:

چگونه KPI های مناسب برای کسب و کار خود انتخاب کنید؟

مهم ترین و حیاتی ترین نکته در تعیین شاخص کلیدی عملکرد، این است که شاخص کلیدی عملکرد نباید فقط خودسرانه چیزی را اندازه گیری کند. بلکه هر شاخص باید با اهداف کسب و کار شما هماهنگ باشد. در غیر این صورت، خطر هدر دادن زمان ارزشمند کارمندان، برای پیگیری معیارهای بدون هدف، وجود دارد.
خب، حالا می توانید تعیین شاخص کلیدی عملکرد را با بررسی دقیق اهداف کسب و کار خود و نگاهی به عملکرد فعلی تان شروع کنید. ببینید موفقیت شما کی و کجا اتفاق می افتد و این که در کجاها باید پیشرفت کنید؟ اگر درک درستی از موقعیت فعلی پروژه خود داشته باشید، خیلی راحت می توانید مشخص کنید که در نهایت باید به کجا برسید.

نکته مهم: شاخص کلیدی عملکرد شما باید با اهداف اسمارت SMART مرتبط باشد، در واقع یک SMART KPI باشد: خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه، محدود به زمان.

اگر در زمینه روش های هدف گذاری علاقمند هستید، خواندن مقاله آموزش هدف گذاری SMART را از دست ندهید.

بنابراین برای کسب و کار خود،  اهداف و SMART KPI های کوتاه مدت و بلندمدت تعریف کنید. در ضمن حتما آن ها را با تیم خود نیز مرور کنید. دریافت بازخورد از تیم تان کمک می کند تا اقدامات دقیق‌تر و واقعی‌تری را برای پیشرفت پروژه تعریف کنید.
هنگامی که مجموعه ای از شاخص ها ی کلیدی را تعیین و پیاده سازی کردید، به یاد داشته باشید که آن ها ثابت نیستند. حتماً میزان عملکرد خود را در رسیدن به اهدافتان، به طور منظم بررسی کنید. البته ممکن است در حین کار متوجه شوید که باید شاخص کلیدی عملکرد خود را تغییر دهید. تغییر شاخص ها به این معنا نیست که شاخص‌ کلیدی عملکرد شما اشتباه بوده است. بلکه با توجه به تغییر شرایط کسب‌وکار، تغییر و تنظیم مجدد اهداف و شاخص های شما نیز راهی عالی برای پیشرفت و جا نماندن از میدان رقابت است.

چرا KPI ها مهم هستند؟

تعیین شاخص کلیدی عملکرد، خیلی مهم است. زیرا به کارمندان شما هدفی می دهند تا در جهت آن کار کنند. بنابراین همگی همسو و پاسخگوی مسائل هستند. شما ارزش ها و اهداف شرکت خود را با تنظیم شاخص های کلیدی خاص تعریف می کنید. وقتی همه روی یک مجموعه شاخص های کلیدی کار می کنند، شما به تضمین کار تیمی بهتر کمک می کنید. با شاخص های عملکردی واضح، کارکنان شما در هر سطحی می توانند پیشرفت و عملکرد شرکت را درک کنند. بنابراین، در هر بخش کار، تصویری واقعی از عملکرد و میزان پیشرفت خود خواهید داشت. در نهایت، شاخص کلیدی عملکرد به شما کمک می‌کنند تا جاهایی که ممکن است نیاز به بهبود داشته باشد، را بهتر شناسایی کنید. بدین ترتیب، بین نقطه پایان (موفقیت) و مسیر حرکت، ارتباط بهتری برقرار کنید.

 از چه نمونه KPI هایی استفاده کنیم؟

اگرچه ممکن است تعیین شاخص کلیدی عملکرد کاری ساده به نظر برسد، اما دقت کنید که شاخص هایی را انتخاب کنید که بیشترین اهمیت را دارند. بنابراین بایستی مراقب باشید که تعداد شاخص هایی که مشخص کرده اید خیلی زیاد و گیج کننده نشود. تعداد زیاد شاخص ها ، می تواند باعث شود که کارمندان احساس سردرگمی یا سرگیجه کنند. می توانید با مجموعه کوچکی از مهمترین شاخص های خود شروع کنید. نگران تعداد شاخص ها نباشید. چون در حین کار نیز می توانید شاخص کلیدی عملکرد بیشتری را اضافه کنید. در مورد نحوه محاسبه KPI، با توجه به نوع شاخص هایی که برای کسب و کار خود انتخاب می کنید، باید فرمول های KPI و محاسبات مربوطه را  به درستی و دقیق بررسی و انجام دهید.
یکی از کارهایی که در تعیین شاخص کلیدی عملکرد مفید است، توجه به نقاطی است که در بهبود عملکرد شرکت شما اولویت دارند. مثلا حضور در رسانه‌های اجتماعی یا کاهش هزینه‌ها. بر این اساس شاخص های متناسب برای کسب و کار خود را ایجاد کنید. به یاد داشته باشید که نحوه ارتباط شما با شاخص ها به اندازه آنچه اندازه گیری می کنید مهم است. اگر کارمندان شما نمی دانند شاخص کلیدی عملکرد شما چیست، یا چگونه آنها را ردیابی و اندازه گیری کنند، خود را برای شکست آماده کنید. بنابراین حتما زمانی را برای آموزش و تعلیم تیم خود اختصاص دهید.

استراتژی تعیین KPI :

برای ایجاد و اجرای استراتژی KPI خود از سیستم SMART استفاده کنید:
خاص: دقیقاً چه چیزی را می خواهید اندازه گیری کنید؟
قابل اندازه گیری: آیا این شاخص کلیدی عملکرد به راحتی قابل اندازه گیری است؟
دست یافتنی: آیا رسیدن به این شاخص در چارچوب زمانی که تعیین کرده اید، واقع بینانه است؟
مرتبط: این شاخص چگونه با کار شما ارتباط دارد؟
محدود به زمان: جدول زمانی برای رسیدن به این شاخص چیست؟

گزارش KPI :

موثرترین راه برای گزارش اقدامات خود، استفاده از داشبورد KPI است. پلتفرم‌های مختلفی برای ردیابی و  ارائه گزارش‌ شاخص کلیدی عملکرد وجود دارد. بهترین داشبوردها به شما این امکان را می‌دهند که عملکرد خود را در زمان واقعی مشاهده کنید و داده‌های خود را به تصاویر و گزارش‌ها تبدیل کنید. همچنین می توانید یک عکس لحظه به لحظه از میزان پیشرفت خود بگیرید و عملکرد تان را در طول زمان تجزیه و تحلیل کنید.

جمع بندی : از KPI به عنوان سوخت برای موتور پیشرفت خود استفاده کنید

شاخص کلیدی عملکرد به شما کمک می کنند تا پیشرفت خود را ردیابی کنید. ایجاد و انتخاب بهترین KPI ها و نیز پیگیری جدی آن‌ها می تواند به شما و کسب و کارتان یک مزیت استراتژیک بدهد. آن‌ها می‌توانند به شما در اولویت‌بندی، تمرکز و حساب و کتاب پروسه های مختلف، در راستای اهدافتان کمک کنند. برخی از شاخص های کلیدی عملکرد آسان هستند. اما اگر می‌خواهید در سطحی فراتر از معمول کار کنید، ممکن است لازم باشد زمان بیشتری را برای یافتن شاخص های دقیق مورد نیاز شرکت خود اختصاص دهید.
و فراموش نکنید که  یک KPI خوب، اگر به درستی استفاده شود، می تواند مانند یک قطب نما، به شما نشان دهد که آیا مسیر درستی را برای رسیدن به اهداف استراتژیک خود طی می کنید یا خیر.

منبع:  www.spiderstrategies.com/blog/what-is-a-kpi

ترجمه و بازنویسی: تیم نویسندگان ماتریس مارکتینگ